Curso de nube en internet

Cómo estar en la nube sin despegar los pies del suelo

Y justo hoy, se cuelga el móvil.

No puedes guardar más fotos. Va lento. No abren las aplicaciones; tampoco te deja enviar mensajes por WhatsApp.

Te has quedado sin acceso a los mensajes en tu bandeja de correos.

Te sugieren desinstalar las apps que consumen más memoria operativa del móvil  (Facebook, una de ellas).

Eliminar imágenes y vídeos del dispositivo es una opción. Un lío, que ahora mismo, no te apetece.

¡Qué pocas ganas tienes de revisar cada conversación, cada archivo!.

“¿No tienes una copia de seguridad en la nube?”, te preguntan.

No te enteras.

Alucinas con la idea de tus fotos y tus vídeos colgando en “la nube”. Pocas personas pueden explicarte dónde está, cómo usarla.

Tienes muchas preguntas: ¿cómo accedo? ¿Tiene capacidad limitada? ¿Puede ver alguien los archivos alojados en la nube?.

En este post voy a explicarte en qué consiste la nube. Hablaré de los servicios de almacenamiento y de Google Drive.  

Te daré cuatro trucos para ganar espacio en la nube de Google y una lista de funcionalidades para usarlo como un gestor documental en pymes y comercios.  

Curso de nube en internet

La nube. Internet no está en el cielo. Foto: bsdrouin – Pixabay CC0 Creative Commons

Tabla de contenido

  1. La nube no es dificil de entender
  2. ¿Que hay para ti en la nube?
  3. La nube de Google
  4. Gestión documental para Pymes en Google Drive

1. La nube no es difícil de entender

Y no está en el cielo.

Cuando guardas datos en el escritorio del ordenador, en la galería de tu móvil Android, en un pincho  u otra unidad de almacenamiento externo, no usas la nube.

La nube ocupa un lugar físico en enormes servidores ubicados en Estados Unidos, Europa y Asia. Ordenadores de grandes dimensiones guardan, procesan y transfieren datos en redes. Son centros de datos custodiados bajo estrictas normas de seguridad. .

2. ¿Que hay para ti en la nube?

¿Ejemplos?.

  • Recibir/enviar emails.
  • Ver películas en Netflix; escuchar música en Spotify.
  • Compartir fotos y vídeos por WhatsApp, Facebook,  Instagram o Twitter.
  • Reservar un billete de avión o una temporada en una casa rural.
  • Preguntar: “¿quién es Marlon Brando?” al asistente virtual de Google o a Siri (en Mac).
  • Participar en un curso online de formación en tecnología del Centro Delsil.
  • Leer este post.

Visto  así, la nube, es un modelo de servicios en Internet basado en la oferta y demanda de software y hardware.

Un espacio virtual para guardar información desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Los programas y herramientas son equivalentes a las que usas localmente en tu ordenador y móvil con todas las ventajas que tiene, para nuestro trabajo, y en actividades de ocio en Internet.


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2.1.  Almacenamiento y sincronización de archivos

Los servicios de almacenamiento en la nube se basan en la sincronización de archivos entre el escritorio del ordenador y sus equivalentes virtuales.

Usas el explorador de archivos para acceder y gestionar documentos que no ocupan espacio en tu ordenador.  Las carpetas se gestionan con el explorador de archivos tal como lo haces en el escritorio del ordenador.

Da lo mismo si lo haces desde el móvil, la tableta o el portátil.

2.2.  Consumo a medida

El  coste por concepto de almacenamiento en la nube,  aumenta según las necesidades de espacio.

Pagas por lo que consumes.

Hay nubes privadas y nubes híbridas. Las usan los Bancos, los Gobiernos, las compañías de Seguros, etc.

Las personas como tú y yo recibimos servicios en la nube pública. Accedemos  a ellos con una suscripción. Hay servicios de almacenamiento gratuitos y de pago.

Google, Apple, Microsoft, Amazon, Dropbox y Box, entre otros, son proveedores de servicios de almacenamiento en la nube con más clientes en todo el mundo.

En la nube pública, el mantenimiento, actualización de software/hardware y las medidas de seguridad son responsabilidad del proveedor de servicios.

3. La nube de Google

Google Drive es un servicio 100% en la nube.

Ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito compartidos con Gmail y Google Fotos.

¿Poco?¿Mucho?.

Pues, depende.

Lo suyo, es conocer qué tipo de documentos ocupan más espacio en la unidad virtual Drive, cuáles no, cómo organizar la información y definir tus necesidades de almacenamiento.

Te doy cuatro trucos para ganar espacio en Google Drive:

  1. Las hojas de cálculo, presentaciones, formularios, dibujos y documentos de Google no consumen espacio. Los archivos PDF, tampoco. Puedes guardar  tantos como necesites sin afectar tu cuota de espacio gratuito.
  2. Usa la opción “Alta Calidad” para guardar tus fotos y vídeos cuando tienes difícil decidir qué fotos y vídeos eliminar. Tendrás espacio ilimitado.
  3. ¡Mantén limpia la papelera! Elimina definitivamente los archivos que no necesites. Hazlo con regularidad.
  4. Los archivos compartidos ocupan espacio de almacenamiento sólo cuando eres el propietario del documento pero no cuando recibes documentos alojados en otras cuentas.

Si, a pesar de estos trucos, necesitas más espacio, tienes la opción de contratar los planes de pago de Google Drive.

4. Gestión documental para Pymes con Google Drive

Drive no es sólo un servicio de almacenamiento en la nube.

A los seminarios dirigidos a empresas, formaciones y cursos de iniciación a la informática del Centro Delsil asisten muchas personas y  empresas que abren una cuenta de Gmail para configurar su móvil Android pero desconocen las herramientas y funcionalidades gratuitas que tienen “en las manos”.

Con una cuenta de Gmail estás instalando también un potente gestor documental en la nube para tu pequeño negocio.

 

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Herramientas de Google Drive (versión de escritorio)

Con Google Drive puedes crear, gestionar y sincronizar archivos desde tu smartphone, tablet o portátil.

Con la versión para móviles Android, puedes escanear documentos y guardarlos en formato PDF.

Si todavía no sabes qué es y cómo visualizar un documento pdf, te invito a ver este vídeo tutorial sobre cómo instalar el programa Adobe Reader.

Te resumo las funcionalidades de Google Drive como gestor documental:

  • Estructura de carpetas y subcarpetas.
  • Visualización de archivos desde el menú principal.
  • Sistema de búsquedas para encontrar documentos.
  • Fácil de usar.
  • Acceso desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.
  • Versión actualizada en todos los dispositivos.
  • Edición online de un mismo documento por varias personas.
  • Sistema de permisos controlado.
  • Historial de modificaciones.
  • Se puede configurar para trabajar sin conexión a Internet.
  • Protección frente a la pérdida de archivos con copias de seguridad.
  • Reduce los gastos de inversión en hardware, software y mantenimiento en pymes y comercios.

¿Conoces alguna otra? ¿Cómo estás usando Google Drive? ¿Quieres saber más sobre otras herramientas gratuitas y de bajo coste?.

Cuéntamelo en los comentarios…no te cortes ni un pelo: puedo ayudarte.

Estaré encantada de leerte y responder a tus dudas y sugerencias.

¡Nos vemos pronto!.

 

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