Cómo gestionar la contabilidad de tu negocio con Excel

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¿Necesitas hacer tus facturas y controlar la contabilidad de tu negocio, pero no quieres invertir por ahora en un programa de gestión?

¿Eres de los que solo usa Excel para hacer tablitas y 2 operaciones básicas?

Pues te tengo que contar 2 cosas:

  1. Que Excel es una herramienta superpotente con la que puedes crear facturas perfectamente legales y llevar un control exacto de tus compras y ventas.
  2. Que no hace falta que seas una máquina de las hojas de cálculo, porque en realidad solo necesitas saber un puñado de trucos para manejarla como un “pro”.

Sigue leyendo y al final del post serás capaz de crear tu plantilla de factura legal y tener un registro contable, aunque no hayas usado apenas Excel.

¡Vamos a ello!

Qué es Excel y cómo puedes usarlo para gestionar tu negocio (y hacer facturas legales)

Empecemos por el principio: Excel es un programa del paquete Office de Microsoft que consiste en una hoja de cálculo para realizar operaciones con números organizados en cuadrículas.

Muchas personas no pasan de realizar sumas o restas simples, ¿te pasa a ti?

Si tienes un ordenador con el paquete de Windows instalado, solo necesitas un ratito (el de leer este post) para poner tu contabilidad en orden sin gastarte un dineral en un programa de gestión.

Aunque puede que necesites un programa, si haces muchas, muchas facturas…

8 tips para manejar Excel como un profesional (aunque sea “tu primera vez”)

Como te decía, el Excel te permite hacer cualquier tipo de operación matemática en una hoja de cálculo.

Hay muchísimas funciones y aún más fórmulas que puedes usar, pero no te preocupes, porque te voy a dar 8 trucos básicos para que Excel no te dé susto.

Y en cuanto tengas la hoja de cálculo dominada, te descargas la plantilla de factura que te dejo más abajo y organizas tu contabilidad en un pispás.

Lo básico que debes saber:

  • Excel se presenta como una matriz formada por filas y columnas, que dan lugar a los cuadritos que llamamos celdas.
  • Cada celda tiene una “dirección” que se representa por la letra de la columna y el número de la fila que la forman. Por ejemplo, la primera celda de la hoja de cálculo es la A1 (donde se cruza la columna A y la fila 1).
  • Puedes introducir un dato numérico o alfanumérico (un texto) en cada celda y, a partir de esos datos, hacer operaciones.

Y ahora que estamos ubicados, te cuento los 8 tips imprescindibles para quitarle el miedo a Excel.


Tip 1. Manejar las filas, columnas y celdas.

Recordamos el principio: una hoja de cálculo es un documento con filas y columnas cuyas intersecciones componen las celdas que es donde introducimos datos.

Vamos, como las libretas cuadriculadas que se usaban hace años para realizar anotaciones contables.

Es importante conocer el manejo básico para optimizar el manejo, porque puedes modificar tanto las filas como las columnas para que se ajusten a lo que necesitas. 

Por ejemplo, puedes:

  • Insertar y eliminar filas y columnas. 
  • Cambiar el tamaño de filas y columnas.
  • Ocultar y mostrar filas y columnas.

Y es así de sencillo hacerlo.

Cambiar tamaño, insertar, eliminar, ocultar/mostrar filas y columnas en una hoja de cálculo


¿Visto? Pues vamos con el siguiente tip.


Tip 2. Cómo desplazarte de una celda a otra eficazmente por la hoja de cálculo

Moverse entre celdas adyacentes es muy fácil; solo tienes que usar las teclas de dirección (las flechitas de tu teclado).

También puedes usar la tecla “Tabulación” para ir a la celda de la derecha y el Intro para ir a la celda de abajo.

Usa Ctrl+Inicio (es decir, presiona estas dos teclas a la vez) para situarte en la primera celda A1 y Ctrl+Fin para situarte en la última celda que tiene datos.

Si lo que quieres es ir a una celda rápidamente utiliza el cuadro de nombres como ves en el siguiente gif. Asegúrate antes que esta activa la barra de fórmulas en el menú Vista.

Para ir rápidamente a una celda escríbela en el cuadro de nombre y pulsa la tecla Intro


Como ves, es muy sencillo una vez que sabes cómo hacerlo.


Tip 3. Conoce los tipos de datos que hay en Excel

Las hojas de cálculo diferencian entre distintos tipos de datos y según ellos se comportan de distinta forma:
Y además están los mensajes de error que salen si Excel no entiende qué estás introduciendo en una celda. 

  • Cuando metemos números, se alinean a la derecha.
  • Cuando introducimos texto, Excel los alinea por defecto a la izquierda.
  • Cuando queremos hacer una formula tenemos que poner un = y se alinea a la derecha.

Los errores en la hoja de cálculo se identifican muy bien, porque empiezan con el símbolo “#”, como ves en esta imagen.

Tipos de datos en Excel

 


Tip 4. Qué formatos de números hay en una hoja de cálculo (para no tener problemas al operar)

Junto con los tipos de datos es importante tener claro el formato que le podemos dar a los números.

Para que me entiendas, te pongo un ejemplo: cuando en Excel hay una fecha en una celda, en realidad es un número con formato de fecha, de ahí la capacidad de las hojas de cálculo para calcular el número de días entre dos fechas (porque simplemente las resta).

Los formatos de números  que más se usan en Excel son:

  • El “general” que es el que sale por defecto cuando incluyes un nuevo dato en una celda.
  • El formato “moneda”, que por defecto en España es el € (pero puedes seleccionar otras monedas).
  • El formato “fecha”, que suele tener la forma dd/mm/aaaa (día, mes y año).

Muy importante: ten en cuenta que cuando borras el contenido de una celda con la tecla SUPR de tu teclado no se borra el formato.

Seguro que te ha pasado que escribes un número en una celda vacía y te lo transforma en fecha. 🙂 Esto se soluciona cambiando el formato de esa celda  a “general”.


Tip 5. El poder de las fórmulas de Excel

Las fórmulas en las hojas de cálculo suelen comenzar por el signo “=”.

Esta es la forma de decirle a Excel que la información que vas a introducir en la celda es un formula y que esperas un resultado.

Después del “=” se pueden usar los operadores, o sea, cualquier elemento matemático:

  • Suma con el signo “+
  • Resta con el signo “
  • Producto (multiplicación) con el “*
  • División con “/

Para hacer operaciones matemáticas, además de estos operadores, necesitamos también los operandos, es decir, los  números con los que se quiere operar (que son los que habremos introducido antes en el Excel).

Operadores básicos

Si necesitas hacer operaciones más complejas (como un “promedio” o una búsqueda de un dato concreto) se pueden usar las funciones, que son fórmulas que están ya predefinidas por Excel.


No te compliques con las fórmulas, que te las voy a dar hechas en las plantillas de facturas.


Tip 6. Las referencias a las celdas y cómo usarlas para ganar efectividad.

Ya hemos comentado que cada celda de Excel tiene un nombre y que la primera celda de una hoja de cálculo es la A1.

Hacemos una referencia cuando usamos el nombre de la celda para hacer alguna operación con su contenido.

Las referencias se usan para ser más rápidos y efectivos en los cálculos.

Para entenderlo fácilmente, en la fórmula “=A1 + A2” estamos haciendo referencia a la primera celda de Excel y a la que está justo debajo en la primera columna y te estamos diciendo a Excel que las sume.

Siempre es  mejor usar la referencia para sumar el contenido de las celdas que escribir el número concreto, porque si por cualquier causa tienes que cambiar los valores de la celda, al usar referencias te evitas tener que meter la fórmula de nuevo; solo tendrías que cambiar el contenido de las celdas.

 

Ejemplos de operaciones con referencias a las celdas


Imagínate el ahorro de tiempo si la fórmula es muy compleja o los datos a operar son muchas celdas: puedes reutilizar una y otra vez la misma fórmula solo con cambiar los datos de las celdas.


Tip 7. Cómo ahorrar tiempo usando el autollenado

Supongamos que tienes que escribir los meses del año, o numerar progresivamente una lista de cosas o copiar la misma fórmula en muchas celdas.

La funcionalidad de autollenado permite hacer esto de manera rápida y sencilla.

Para escribir los meses del año y los días de la semana, escribe cualquier día o mes y “arrastra” la celda para llenar, como en el ejemplo de abajo.

Muy similar para escribir una serie de números; escribes los dos primeros números y “llenas” arrastrando la celda.

Mira aquí cómo se hace: 

Ejemplos con la herramienta autollenado

¿Has visto qué sencillo? Y qué rápido…


Tip 8. Usa Excel como una base de datos o una lista de cosas

Ahora ya sabes operar con Excel, pero las hojas de cálculo no solo sirven para hacer fórmulas.

Uno de los usos más interesantes que tiene es que puedes llevar una lista una lista de tus contactos y que funcione como una agenda de teléfonos.

También puedes llevar un control de gestión documental, como puede ser una lista de libros o discos ¡o de tus facturas recibidas o emitidas!

Lo de las facturas es interesante porque te ahorra la compra de un programa de gestión si estás empezando en tu negocio.

Te explico cómo hacerlo (y dentro de nada, te dejo un par de plantillas de facturas en Excel para que la personalices y crees las facturas de tu negocio).

Tan solo tienes que introducir tu lista de datos, teniendo la precaución de poner el nombre de cada concepto (nombre, apellido, teléfono, email…) en la primera línea e ir introduciendo los datos sin dejar líneas en vacías (como ves en el ejemplo de la imagen de abajo).

Ejemplo de lista o base de datos en hoja de cálculo

Ahora ya tienes el control de Excel. Vamos a ver cómo usarlo a nivel contable en tu negocio.


Cuáles son tus obligaciones legales sobre facturación y contabilidad 


Antes de seguir con el Excel, un par de apuntes básicos de contabilidad.

  • Una factura es un documento en el que queda reflejada la información de cualquier operación de compraventa, sea de productos o de servicios.
  • En España, todos los empresarios y profesionales dados de alta legalmente están obligados a emitir factura de cualquier operación que hagan como desarrollo de su actividad profesional.
  • Además de emitir la factura y enviarla al cliente, deben conservar una copia de la misma para su propia contabilidad.

Ojo con este tema: si eres autónomo o tienes una empresa, además de hacerles las facturas a tus clientes, debes llevar un libro registro de facturas emitidas, pero también las recibidas (las que te hacen tus proveedores).

Para no meter la pata, te explico lo que exige la Agencia Tributaria respecto de las facturas:

  • Las facturas (tanto emitidas como recibidas) deben registrarse de una en una en el libro registro.
  • Cada factura tendrá un número único y deben enumerarse de forma correlativa (es decir, no puedes “saltarte” un número de factura en medio de tu facturación).
  • Cada factura debe incluir nombre y apellidos (o razón social) y NIF o CIF del cliente.
  • Debe desglosar por separado la base imponible y los impuestos.

Además de esto, debes tener claro si facturas solo con IVA o además de IVA debes aplicar IRPF.

Yo voy a contarte cómo hacer tus propias facturas y crear el libro registro, pero si tienes dudas específicas sobre contabilidad, mejor consulta con un asesor contable profesional.

Cómo hacer una factura en Excel (con plantillas personalizables gratis)

Te dejo aquí 2 plantillas de Excel, para que descargues la que tú necesitas para facturar a los clientes de tu negocio:

  • Plantilla de factura solo con IVA. 
  • Plantilla de factura con IVA e IRPF (si eres un profesional autónomo).

En el archivo de descarga te vas a encontrar 2 facturas: una con IVA y otra, además, con IRPF. También dispondrás del un libro de registro de facturas.

Ojo: estas plantillas están creadas con el porcentaje de impuestos más habitual, es decir un IVA general del 21% y un IRPF del 15%. Verifica con tu gestor que estos son los porcentajes que debes usar.

Con estas plantillas  y los 8 tips de Excel que acabamos de ver no necesitas nada más, te lo aseguro.


Voy a explicarte el paso a paso para empezar a facturar con Excel de inmediato.


Personaliza la plantilla (antes de crear la primera factura en Excel para un cliente)

Lo primero es modificar la plantilla con tu nombre comercial y tus datos de facturación.

Esto solo tienes que hacerlo una vez en la hoja que se llama factura y que va a ser la base de tus facturas.

Y que pasa si quieres hacer modificaciones más profundas en la plantilla, en ese caso tendrás que desproteger la hoja antes.

Desprotege la plantilla de la factura en el menú Revisar (versión office 2016) y clic en “Desprotege la hoja”; no tiene contraseñas, así que no tendrás problemas.

Proteger y desproteger una hoja en Excel

 

Ya puedes realizar las modificaciones que quieras, pero acuérdate de proteger de nuevo la plantilla al final para no perder la personalización.

Crear la primera factura en Excel para un cliente

Ahora sí, vamos a hacer una factura para un cliente.

  • PASO 1. Duplica la plantilla que ya has personalizado con tus datos y cámbiale el nombre a la copia; te aconsejo que el nombre sea el número de factura (así te aseguras de no saltarte ningún número).
Copiar, mover y cambiar el nombre a una hoja de cálculo
  • PASO 2. Introduce los datos de la factura:
  1. El número de factura.
  2. La fecha de emisión de la factura.
  3. Los datos del cliente.
  4. Los servicios o productos a facturar.

Recuerda que la plantilla está protegida, así que muévete por la hoja con la tecla “Tabulación” del teclado para que el cursor se vaya posicionando en las celdas donde tienes que introducir los datos.

Un truco: si quieres ir “hacia atrás”, pulsa la tecla Shift a la vez que el Tabulador (la de la flechita hacia arriba, la de poner las mayúsculas).

Aquí puedes ver cómo se hace.

Ejemplo de factura de la plantilla de Excel

Una vez que has completado todos los datos de la factura, verás que ha realizado el cálculo del total automáticamente.

Ahora ya solo queda imprimir o guardarla como pdf para enviársela a tu cliente.

¡Y listo, ya tienes tu factura!

NOTA: si no tienes un programa de pdf instalado, en este post te dejo las instrucciones para que lo instales en un minuto.


Plantilla del Libro Registro de facturas emitidas y recibidas

Ahora vamos con el otro documento obligatorio que te comentaba más arriba.

Se trata del Libro registro de facturas, para controlar la facturación y tener un resumen actualizado de tus gastos e ingresos.

Porque debes registrar no solo las facturas que emites, sino también las que recibes de tus proveedores, dentro de tu actividad profesional.

Aquí te dejo la plantilla de este libro; tiene dos hojas, una para las facturas emitidas (las que acabas de aprender a hacer con Excel) y otra para las recibidas.

Al igual que para hacer la factura con la plantilla anterior, no necesitas tener conocimientos extensos de Excel para utilizarla.

Con lo que has aprendido en este post es suficiente, porque tan solo tienes que ir rellenando las líneas con los datos de las facturas.

Está preparado para poder registrar hasta 1000 facturas, tanto emitidas como recibidas.

De un solo vistazo, según vas introduciendo las facturas, vas a ver el ingreso desglosada por meses y trimestres, tanto de la base imponible como los importes correspondientes al IVA o el IRPF.

Muestra de la plantilla del libro de facturas emitidas

¿Verdad que es sencillo?


Qué pasa si Excel se te queda “pequeño” para la facturación de tu negocio

Estas plantillas son más que suficientes para empezar a llevar la facturación de tu negocio.

Pero si los clientes aumentan y el número de factura crece, puede llevarte mucho tiempo hacer facturas así y que tu gestión contable empiece a complicarse (porque no deja de ser una facturación manual).

Si ya haces más de 50 facturas al año, o además de facturar tienes que hacer presupuestos, albaranes, et. y además muchas veces envías estos documentos por el móvil,  te recomiendo que te plantees invertir en un  programa de contabilidad.

Qué es un programa de gestión contable

Un programa de contabilidad es una herramienta informática que te permite automatizar todos los procesos contables de tu negocio en un entorno digital.

De este modo  reducen los tiempos de contabilidad, aparte de que se simplifica el proceso, aunque tu empresa crezca mucho.

Si además es un gestor online en la nube, que te permita acceder desde cualquier dispositivo, podrás acceder a tus registros contables desde cualquier parte del mundo (siempre que tengas Internet, claro, te lo explico en este post).

Programas contables hay muchos y muy diversos, pero yo te voy a hablar del que estoy utilizando actualmente porque me resuelve un montón de tareas del día a día.

Qué programa contable te recomiendo: StelOrder

Es un programa de gestión en la nube, es decir, que puedes conectarte desde el ordenador, pero también desde una app en el móvil.

Todo lo que se hace en el ordenador se ve en el móvil y viceversa, va sincronizado en tiempo real.

Te cuento algunas tareas que me permite hacer StelOrder:

  • Hago y envío presupuestos, albaranes y facturas desde el móvil y el ordenador a mis clientes, desde el Whatsapp o desde el email (¡y con seguimiento de lectura! La app te avisa cuando el cliente lee el mail).
  • Funciona como un CRM guardando todos los documentos que generas para un cliente. Es decir, las facturas, albaranes o los presupuestos que haces para una persona o empresa quedan almacenados en la aplicación y entrando en la ficha del cliente ves todos los documentos.
  • Se pueden dar permisos a otros usuarios, limitando las funciones a las que tiene acceso (por ejemplo, yo le doy acceso a mi asesor para que descargue los datos para las declaraciones trimestrales).

Y otra tema que me ha venido muy bien es que tiene un módulo exclusivo de SAT (Servicio de Asistencia Técnica) que te cubre estés donde estés.

Pero la maravilla de las maravillas, como te digo, es que la app para el móvil es tan funcional y sencilla como la versión ordenador.

Es un lujo poder enviar un presupuesto desde el móvil en cualquier momento.

La verdad es que tiene un montón más de funciones, te dejo por aquí un resumen de su web para que le eches un vistazo.

Si te lo estás planteando, te doy un último empujón: puedes probar Stel Order gratis durante 15 días.



Que te gusta, genial. Que no, sigues con Excel. 😉

Ahora ya puedes llevar tu contabilidad al día de un modo sencillo (y legal)

En resumen, en función de tu volumen actual de facturación, tienes 2 opciones:

  • Descargar mis plantillas y llevar tu facturación en Excel.
  • Utilizar un software específico de gestión como StelOrder.

Decidas hacer tus facturas con Excel o invertir en un programa contable te voy a dar 1 consejo final.

Lleva la facturación al día: si lo vas dejando, te pillará el cierre del mes o del trimestre con las facturas sin hacer y te vas a agobiar (y será más fácil equivocarse).

Y si te queda alguna duda sobre el contenido del post, sobre las plantillas o sobre StelOrder, avísame en comentarios y te echo un cable.

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