7 Consejos para gestionar tu agenda del móvil Android desde el ordenador

Según un informe de Kantar Worldpanel, los españoles cambiamos de móvil cada 18 meses. Pero, tendencialmente, usamos más tiempo nuestros smartphones.  

Por eso,  cuando toca cambiar de teléfono entra el pánico.

Te ves en el punto de decidir qué hacer con los contactos guardados en la memoria de tu movil o en la tarjeta SIM, cómo pasarlos al nuevo terminal y no pasarla fatal por no tener un respaldo de seguridad de tu agenda de contactos.

En este post te doy consejos prácticos para ayudarte a gestionar tus contactos con el servicio gratuito que Google ha instalado en cada smartphone Android.

1. Contactos sincronizados con Google

Cuando sincronizas tu móvil Android con una cuenta de Google, tus contactos siempre están a mano.

• Tienes una lista idéntica en cualquier dispositivo conectado a Internet.
• Ganas tiempo.
• Cuando modificas tu agenda en el ordenador, los cambios aparecen en el móvil. Y viceversa.

En otro post del blog he publicado una guía descargable con todos los pasos necesarios para que sincronices tus contactos del móvil Android con Gmail.

Ahora toca poner orden.

Desde tu ordenador es fácil y cómodo gestionar tus contactos

Desde marzo del 2018 los Contactos de Google es una página web con su propia URL. Desde la versión para escritorio puedes:

• Crear, modificar y borrar contactos.
• Etiquetar y agrupar contactos.
• Fusionar contactos duplicados
• Imprimir fichas de contactos (individuales o grupos de ellos)
• Acceder al historial de llamadas y mensajes.
• Importar y exportar contactos de la  SIM, otros proveedores de servicios en la nube, de la memoria del dispositivo anterior o desde una hoja de cálculo en formato .csv

Los contactos de tu agenda telefónica se organizan en un listado alfabético.

A la derecha de cada contacto tienes la dirección de correo electrónico. Si quieres enviarle un email sólo tendrás que hacer clic.

Inicia sesión en Contactos de Google con las credenciales de la cuenta Gmail sincronizada con el terminal Android.

2. Exprime tu lista

Para sacarle la chica a esta herramienta gratuita preinstalada en tu terminal, necesitas establecer unos criterios mínimos y coherentes que puedas mantener en el tiempo.
Tener los contactos sincronizados entre el móvil y el PC sin un sistema de introducción de datos es igual a tener un coche de carreras y conducirlo a 20 km/h.

Se trata de introducir la información de tus contactos que sea pertinente a tu negocio.

Nada complicado, de verdad.

Son sólo algunas normas que puedes poner en práctica de manera sencilla.

Cada ficha de contacto en Google Contactos tiene campos de información personalizables.

Con el servicio gratuito de Google para administrar contactos sincronizados puedes almacenar:

• • 20 MB (25.000 contactos; sin incluir las fotos)
  • 128 KB por contacto

• 1024 caracteres en un campo del contacto (excepto en «Notas»)

Elige los campos de información relevantes para tu lista y aplica tus criterios de introducción a todos tus contactos.

Rellena el máximo de información en cada ficha.

No tienes por qué usar todos.

3. Ponle Etiquetas (grupos)

Tantas como necesites.

Escoge palabras sencillas.

Por ejemplo, “Empleados”, “Proveedores”, “Familia”, “Finanzas”, “Seguros”, etc.

Hazte la vida fácil al buscar un contacto. Las etiquetas representan un sistema de clasificación por categorías.

Para gestionar las etiquetas  tienes que ir al menú principal.

Puedes agregar, editar y eliminar Etiquetas en la app Contactos para móviles, es este caso se llaman grupos.

4. Verás estrellas

Al lado de tus contactos favoritos.

Tus favoritos se organizan por orden alfabético…¡en el tope de tu lista!, por encima de los demás.  

Esta función te permite filtrar y acceder rápidamente a un selecto grupo de contactos.

Ponle una estrella a familiares, personas y/o empresas con quienes te comunicas frecuentemente por teléfono o email.

Para marcar tus contactos como Favoritos coloca el ratón sobre la ficha del contacto.  

La función está activada cuando el símbolo ✩ está rojo.

5. Los “Otros contactos”, ¿quiénes son?

Aquellos con quienes has tenido alguna interacción online.

Si contestas a un email de un cliente no guardado en tu agenda, la dirección de correo de esa persona o empresa se archiva como otro contacto.

Puedes controlar cómo se guardan los otros contactos en la configuración general de tu cuenta de Google.

Para ver otros contactos ve al menú principal.

Tu decides incluir, descartar, o asociar esa información a un contacto existente o crear un nuevo registro..

Los “otros” son contactos sugeridos por Google que puedes añadir (o no) a tu agenda sincronizada.

Sólo podrás verlos desde el escritorio y  no en la app del móvil.

6. Duplicados ¿todavía?

Pues a limpiar tu lista.

Acabad con ellos.

Muchos contactos duplicados son consecuencia de introducir información desde otro dispositivo móvil, una tarjeta SIM u otros gestores de emails.

Si tienes en tu lista algo como esto:  

María G “móvil”
María G  “oficina”
María G “privado”

La plataforma Contactos de Google los reconocerá como contactos duplicados.

Desde el menú principal del gestor de contactos haz clic en duplicados.  

El gestor detecta los contactos duplicados y te ofrece la opción de combinarlos en una ficha.

Entra, revisa y fusiona contactos.

Tendrás un único registro para Maria G con todos sus números telefónicos.

María G “móvil”, “oficina” y “privado”

Esto se puede hacer tanto desde la versión de escritorio como desde la app del móvil, no en todos los moviles esta disponible esta opción.

7. Subidas y bajadas

¿Sigues guardando  contactos en la tarjeta SIM o en la memoria del móvil?

Si no quieres  perderlos, una opción que ofrece tranquilidad es subirlos a la nube de Google.

Si la sincronización de contactos entre tu móvil y Google está activa, cada vez que creas un nuevo contacto en el terminal se te preguntará dónde quieres almacenarlo.

Selecciona la cuenta de Gmail asociada al móvil Android. Tus contactos están guardados en la nube (Google).

En caso de que tu móvil se rompa, deje de funcionar, lo pierdas o te lo roben podrás recuperarlos desde tu cuenta de Gmail. 

Si guardas cada contacto de tu lista en la nube (cuenta de gmail), en vez de hacerlo en la SIM o el terminal Android, puedes recuperarlos en cualquier momento.

Es posible que uses otros proveedores de email.

Quizás  tienes una lista de clientes en una hoja de cálculo y quieres tener esos contactos en Google.

Para subir y bajar contactos tienes las funciones  importar y exportar contactos.

Ambas funciones te facilitan mantener y administrar tu lista de clientes.

Te lo explico dónde encuentras esa función:

1. 1. Abre  el menú principal del gestor de contactos (las tres barras horizontales situadas en la parte superior izquierda).
   2. Haz clic en Más.
   3. Selecciona Importar o Exportar, según sea el caso.

1. Sigue las instrucciones para tu caso particular.

Para que lo veas más claro, te dejo un par de tutoriales.

Cómo exportar tus contactos desde Google al PC

Cómo importar contactos al gestor de contactos de Google.

¿Le sacas todo el jugo a tu lista de clientes? ¿Conoces otros trucos para gestionar tus contactos?.

¡Cuéntamelo en los comentarios!